Trong công việc thì mình thường muốn tìm những cách nhanh chóng để có thể làm việc một cách nhanh nhất có thể. Thay vì phải loay hoay chọn File > Download > PDF để tải file PDF thì bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi đường dẫn file Google Sheet để làm điều này. Trước khi đi vào chi tiết thì chúng ta sẽ cùng nhau đi vào tìm hiểu tổng quan một cấu trúc URL của file Google Sheet được hình thành như thế nào nhé!

Cấu Trúc Link URL Google Sheets

Dưới đây là một cấu trúc đường dẫn của một file Google Sheet nha.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/FILE-ID/EXTENSION

• FILE-ID là địa chỉ riêng của mỗi file. Nó sẽ giống như Căn Cước Công Dân để định danh từng cá nhân riêng biệt và không trùng lặp.
• EXTENSION là phần chúng ta có thể thay đổi để thực hiện hành động mong muốn.

---

Chia Sẻ và Cộng Tác

Trong phần này chúng ta sẽ tập trung vào việc gửi file cho người khác một cách hiệu quả và bảo vệ được file gốc thông qua việc thay đổi URL nhé.

Link Chia Sẻ Mặc Định

Đây chính là đường link quen thuộc nhất mà bạn sẽ nhận được khi nhấn nút “Chia sẻ” và cấp quyền cho mọi người.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/edit?usp=sharing

Tuy nhiên khi bạn chia sẻ đường dẫn này đến với mọi người thì bạn cần cẩn thận kiểm tra quyền chia sẻ vì nếu bạn chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể chỉnh sửa” thì ai cũng có thể thay đổi nội dung trong file của bạn đấy nhé.

Tạo Bản Copy Từ File Gốc

Khi ai đó nhấp vào link dạng này thì thay vì sẽ mở lên file gốc của bạn thì họ sẽ được chuyển đến một trang yêu cầu “Tạo bản sao” (Make a copy). Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa việc gây ra những chỉnh sửa nhầm trong file không mong muốn. Trong công việc thì mình hay sử dụng tính năng này cho việc chia sẻ các template mẫu, các dạng nội dung điền thông tin…

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/copy

Chế độ chỉ xem cho file

Link này sẽ tạo ra một trang xem trước (preview) của file gốc mà không cho phép thực hiện chỉnh sửa nào.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/preview

Xuất và Tải File

Đôi khi chúng ta sẽ cần gửi nhanh một bản báo cáo dưới dạng PDF hay chuyển đổi dữ liệu Google Sheet sang dữ liệu thô thì bạn có thể sử dụng các tính năng trong URL dưới đây nha.

Xuất File PDF Tức Thì (/export?format=pdf)

Khi người dùng nhấp vào link này thì trình duyệt sẽ tự động tải về một file PDF của trang tính Google Sheets đó mà không cần phải thực hiện thêm một thao tác nào khác. Điều này được mình hay sử dụng trong việc gửi các bản báo cáo cho cấp trình, tài liệu hướng dẫn, quy định cho các phòng ban.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/export?format=pdf

Xuất File Excel

Tương tự như việc xuất file PDF thì lúc này nó sẽ xuất file Google Sheet sang định dạng mà bạn có thể mở bằng Excel với đuôi là .xlsx. Thông thường nó sẽ giữ được nguyên công thức định dạng và cấu trúc khi mở với Excel. Tuy nhiên bạn cũng cần tìm hiểu các hàm nào của Google Sheet có thể không sử dụng được trong Excel ( như GOOGLEFINANCE, IMPORTHTML…) để tránh tình trạng gây ra lỗi không mong muốn khi tải file dưới dạng định dạng Excel nha.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/export?format=xlsx

Xuất Dữ Liệu CSV (/export?format=csv)

Đường dẫn này sẽ cho phép chúng ta tải về một file .csv (Comma Separated Values). Nó là một định dạng văn bản đơn giản, nơi dữ liệu trong các ô được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy. Thông thường việc xuất file dưới dạng .csv được dùng để chuyển đổi dữ liệu sang các chương trình khác.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/export?format=csv

Tuy nhiên mình có một lưu ý là nó chỉ xuất dữ liệu của trang tính (tab) đang hoạt động mà bạn xem lần cuối thôi đấy nhé. Nếu bạn muốn xuất một sheet cụ thể thì chúng ta cần lấy gid (Grid ID) của sheet đó và thêm vào đuôi đường dẫn khi tải file dưới dạng csv.

Ví dụ: gid=123456789 thì bạn cần chuyển đổi nó sang /export?format=csv&gid=123456789 thì có thể tải file csv của sheet đó rồi.

Chọn Chế Độ Xem File

Đôi khi chúng ta muốn người khác xem thông tin một mà không phải bị phân tâm bởi các menu hay thanh công cụ rường rà thì bạn hãy sử dụng các tính năng dưới đây nha.

Chế Độ Xem Dạng Web HTML

Nó sẽ chuyển đổi trang tính của bạn thành một trang web HTML đơn giản. Giao diện trông hơi “cổ” một tí nhưng tốc độ tải sẽ nhanh hơn và cho phép bạn chuyển đổi giữa các tab sheet.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/htmlview

Chế Độ Chỉnh Sửa Không Thanh Công Cụ

Đôi khi bạn chỉ muốn chỉnh sửa mà không phải bị phân tâm quá nhiều vào các chức năng hay giao diện của Google Sheet thì bạn có thể sử dụng tính năng này. Đối với người khác thì bạn phải cấp quyền chỉnh sửa file trước khi đưa cho họ đường dẫn này nhé!

https://docs.google.com/spreadsheets/d/12GfnqNINRHR7mxFo-1OryJLAUUdJh9J_K6X7KIwsLa8/view?rm=minimal

Tổng Kết

Chức Năng	Đường dẫn URL
Chỉnh sửa trực tiếp	/edit?usp=sharing
Xem mà không sửa được	/preview
Bắt buộc sao chép	/copy
Xuất file PDF	/export?format=pdf
Xuất file CSV	/export?format=csv
Xuất file Excel	/export?format=xlsx
Giao diện đọc nhẹ	/htmlview
Chỉnh sửa tối giản	/view?rm=minimal

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá 9 tính năng đặc biệt hữu ích khi thay đổi URL của File Google Sheet. Trong thực tế thì sẽ tùy vào từng trường hợp mà bạn nên quyết định sử dụng đường dẫn nào cho phù hợp nhé! Chúc bạn thành công!