Trong quá trình làm việc thì bạn có bao giờ cảm thấy 8 tiếng cho công việc thật sự là là không đủ để làm hết những điều mà mình mong muốn chưa nhỉ? Mình thì ngày nào cũng có cảm giác như vậy. Nó làm mình cảm giác rất là stress vì phải lo lắng các công việc mà mình đặt ra trong ngày có hoàn thành nổi không nhỉ. Và để giải quyết tình trạng này thì mình đã thử các phương pháp quản lý thời gian học được trong sách và trên mạng. Tuy nhiên mỗi người sẽ có cách phù hợp riêng của mình nên bạn không cần phải quá áp lực khi phải thực hiện hết tất cả. Bạn chỉ cần chọn phương pháp phù hợp nhất với mình là được.

Hãy xây dựng kế hoạch quản lý thời gian

Nghe thì có vẻ hơi sáo rỗng nhưng mình tin để quản lý thời gian tốt nhất thì bạn cần phải có nhìn tổng thể để hiểu rõ được cách mình sử dụng thời gian như thế nào.

Nhìn Từ Trên Xuống

Thông thường chúng ta quá lo lắng về các công việc hiện tại nên khi có một sự cố phát sinh thì sẽ khiến bạn dễ bị động trong quá trình xử lý công việc. Để bạn hình dung dễ hơn thì mình sẽ lấy một ví dụ về quản lý chi tiêu trong gia đình nhé.
Để biết được gia đình của mình đã chi tiêu như thế nào thì chúng ta cần ghi chép các khoản thu chi hằng ngày, có khoản nào bất thường nào không. Và sau một tháng thì chúng ta có thể dễ dàng thấy được dòng tiền của mình đang được sử dụng như thế nào và nhanh chóng phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong thu chi của gia đình mình.
Vậy chúng ta sẽ áp dụng công thức như thế nào để quản lý công việc tốt hơn?
Đầu tiên là bạn nên tạo môt tạo một nơi lưu trữ cho các dự án hoặc trách nhiệm chính của bạn. Đó có thể là một thư mục bookmark trên trình duyệt chứa link đến các dashboard (bảng điều khiển), báo cáo quan trọng, hoặc các file Google Sheets/Excel theo dõi tiến độ công việc.

Tạo Checklist

Checklist (Danh sách kiểm tra) là một trong những thành phần mà mình cảm thấy hữu ích và quan trọng trong việc lưu trữ và lập kế hoạch những thứ mà mình đã và sẽ thực hiện trong tương lai. Nó giúp chúng ta đảm bảo mọi thứ đều được thực hiện và loại bỏ nhứng sai sót không mong muốn.
Hằng sáng bạn nên tạo một checklist cho các hoạt động của mình trong ngày như sẽ tập thể dục 30 phút mỗi ngày, dành 1 tiếng để đọc sách… Và hằng tối chúng ta sẽ kiểm tra lại cái gì mà mình đã thực hiện và chưa. Từ đó để rút ra kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn vào ngày mai. Tùy thuộc vào mục đích của chúng ta mà bạn có thể tạo checklist hằng tuần, hằng tháng, hằng năm… cho các hoạt động của mình.

Sử dụng Quy Tắc “Anti-McDonald’s”

Bạn có thể đã nghe nói về “Thói quen McDonald’s” (do Ali Abdaal và Matthew Dicks tạo ra). Đây là một ý tưởng tận dụng mọi khoảng thời gian trống của bạn trong ngày để làm việc dù bạn chỉ là 5-7 phút rảnh. Tuy nhiên bạn cần lưu ý là hầu hết mọi người cần khoảng 2-5 phút để chuyển đổi trạng thái tập trung giữa các nhiệm vụ khác nhau. Do đó nếu bạn cố gắng làm một việc đòi hỏi sự tập trung cao độ trong một khoảng thời gian quá ngắn thì ý tưởng này sẽ có tác dụng ngược đấy nhé.
Do đó trước khi thực hành ý tưởng này thì bạn cần phải phân biệt rõ ràng giữa hai loại công việc là:

1. Công việc đòi hỏi tập trung cao: Viết báo cáo chiến lược, lập trình, thiết kế sáng tạo, viết lách nội dung sâu, giải quyết vấn đề phức tạp…
2. Công việc ít tập trung): Xử lý email nhanh, trả lời tin nhắn Zalo/Messenger, sắp xếp lại file, dọn dẹp bàn làm việc…

Bằng cách phân biệt và sử dụng thời gian hợp lý, bạn vừa tận dụng được những “khoảng chết” nhỏ, vừa bảo vệ được sự tập trung cần thiết cho những công việc quan trọng nhất, tránh lãng phí năng lượng do chuyển đổi ngữ cảnh liên tục.
Để thực hiện được ý tưởng này tốt hơn thì bạn nên có sẵn danh sách các công việc mà mình có thể làm mà không cần phải quá tập trung để khi rảnh thì chúng ta có thể thực hiện ngay. Ngoài ra đối với các công việc cần tập trung cao độ thì bạn nên sử dụng kỹ thuật time blocking. Đây là phương pháp mà chúng ta sẽ cố định thời gian cụ thể trong ngày để thực hiện các công việc cụ thể. Ngoài ra trong khi làm việc mà cần sự chú ý cao thì bạn nên tắt hết các thông báo từ email, mạng xã hội để tránh tình trạng bị phân tâm khi xử lý công việc.

Inbox Zero:

Email và tin nhắn công việc (Zalo, Slack, Teams…) là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong quá trình làm việc. Tuy nhiên nó cũng là nguyên nhân chính làm chúng ta xao nhãng khi không được quản lý tốt. Bạn đừng nghĩ Inbox Zero là không còn email nào trong hòm thư của bạn. Mà nó là một hệ thống xử lý để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì và hộp thư đến luôn gọn gàng.Phương pháp này được Jake Knapp (tác giả cuốn “Make Time”, cựu nhân viên Google) phổ biến và đã trở thành “tiêu chuẩn vàng” trong quản lý email.

Quy trình Inbox Zero (áp dụng được cho cả Email, Zalo, Messenger…):

Quy tắc 2 phút: Nếu các việc cần làm mà tốn dưới 2 phút thì bạn hãy làm ngay lập tức. Sau đó thực hiện Lưu trữ (Archive) nó đi. Mục đích của việc này là làm cho nó đã hoàn thành và để bạn không còn bận tâm đến nó nữa.
Cần nhiều hơn 2 phút: Nếu đó là việc bạn phải làm: Bạn hãy chuyển nó thành một task trong danh sách việc cần làm hoặc gắn nhãn/đánh dấu đặc biệt vào các email này. Sau đó, Lưu trữ email và tin nhắn.
Nếu đó là việc bạn đã giao cho người khác nhưng bạn vẫn cần theo dõi kết quả: Gắn nhãn “Đang chờ” hoặc tạo một lời nhắc theo dõi. Sau đó, Lưu trữ.
Chỉ mang tính tham khảo: Nếu email/tin nhắn chứa thông tin quan trọng bạn cần xem lại sau này thì bạn có thể gắn nhãn “Tài liệu tham khảo” hoặc lưu vào một thư mục/ứng dụng ghi chú riêng. Sau đó, Lưu trữ.
Không cần thiết/Không liên quan: Lưu trữ hoặc Xóa luôn nhé.

Quy Tắc 80/20:

Chúng ta chắc đã nghe qua tên nguyên lý này rồi nhỉ. Đây là phương pháp mà được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống cũng như công việc. Nguyên tắc 80/20 (Nguyên lý Pareto): 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực/nguyên nhân cốt lõi.
Trong thực tế thì nó không hoàn toàn phần trăm chính xác như vậy. Đôi khi nó có thể là 70/30, 65/35… Tuy nhiên bạn chỉ cần nắm nguyên tắc cốt lõi của nó là được. Ví dụ c trong danh sách công việc của bạn thì sẽ có khoảng 20% công việc mang lại 80% kết quả. Điều bạn cần phải nhớ là hãy luôn tìm ra được 20% này và loại bỏ 80% công việc không mang lại hiệu quả. Tuy nhiên để áp dụng nguyên tắc này thì chúng ta cần cho nó một lượng thời gian nhất định để thử nghiệm.

Sử dụng AI

Trong thời đại hiện nay chúng ta thấy AI ngày càng được sử dụng rộng rãi trong công việc cũng như cuộc sống. Tuy nhiên, nếu bạn không biết cách sử dụng cách thì nó sẽ không những không giúp được gì cho bạn mà còn làm tốn thêm thời gian mà thôi. AI không phải là vạn năng mà sẽ hiểu hết các ý định của bạn chỉ qua một hay hai câu prompt chung chung. Bạn cần phải đưa ra yêu cầu càng cụ thể càng tốt.
Để sử dụng AI tốt hơn thì bạn hãy:Tìm ra 1-3 công việc lặp đi lặp lại thường xuyên tại nơi làm việc hoặc trong cuộc sống mà làm tốn nhiều thời gian của bạn. ( ví dụ như viết báo cáo công việc hằng ngày, trả lời email khách hàng, tóm tắt nội dung cuộc họp…) Sau đó chúng ta sẽ lên mạng để tìm các prompt chuyên dùng để xử lý các công việc này. Tuy nhiên bạn nên nhớ là chúng ta sẽ không sao chép hoàn toàn mà còn phải tùy theo hoàn cảnh cụ thể của bạn mà viết lại câu lệnh sao cho đúng nữa nhé. Nếu như bạn nhận được kết quả mà mình mong muốn thì hãy lưu trữ nó lại để sử dụng lại cho lần sau nhé!

Ghi Nhanh, Sắp Xếp Sau

Có bao giờ bạn đang đi đâu đó và có một ý tưởng cải tiến công việc tự nhiên xuất hiện trong đầu của bạn hay không? Sau đó chúng ta sẽ nói rằng khi tới công ty thì mình sẽ thực hiện ngay. Tuy nhiên sau đó thì bạn đã quên ý tưởng đó mất và cũng không còn cơ hội để thực hiện nó. Do đó chúng ta hãy ghi nhanh và sắp xếp sau. Tức là khi có một ý tưởng thì bạn bạn nên lấy ghi ứng dụng ghi chú hay tờ giấy để ghi ra nó ngay lập tức. Sau đó khi có thời gian rảnh thì bạn sẽ tổng hợp và sắp xếp lại cái ý tưởng của mình sao cho hợp lý. Việc này sẽ giúp bạn không bao giờ bị thất lạc những ý tưởng hay và đồng thời giảm căng thẳng khi lúc nào cũng phải suy nghĩ lưu trữ các ý tưởng này.

Tổng kết

Chúng ta vừa cùng nhau đi qua các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả từ việc xây dựng tầm nhìn tổng quan, tối ưu hóa cách thực thi công việc, tận dụng công nghệ cho đến việc quản lý năng lượng và phục hồi.
Hy vọng rằng, qua những chia sẻ gần gũi và ví dụ thực tế này, bạn đã cảm thấy được trang bị thêm những công cụ hữu ích để có thể nâng cao hiệu quả công việc một cách tốt hơn.
Hãy nhớ rằng, không có một công thức hoàn hảo nào phù hợp với tất cả mọi người. Điều quan trọng là bạn hiểu rõ các nguyên tắc và bắt đầu thử nghiệm để tìm ra những kỹ thuật phù hợp nhất với phong cách làm việc, tính chất công việc và mục tiêu cá nhân của mình.